Communicatie en burgerzaken
Externe communicatie
Het stadsmagazine hblad verscheen in 2023 negen keer op 15.107 exemplaren. Het magazine is ook online (via de website van de stad) te lezen.
De website www.harelbeke.be wordt bijna dagelijks aangevuld met info uit de verschillende departementen en elke week wordt een nieuwsbrief verstuurd naar 1.413 abonnees met daarop de laatste nieuwsberichten.
Om de inwoners constant op de hoogte te houden over de timing, het verloop van de werken en de eventuele omleggingen, werd door de dienst communicatie een e-mailadres aangemaakt: verkeer@harelbeke.be. In 2023 waren 204 abonnees ingeschreven op deze mailing.
Klachten en meldingen van bewoners worden opgevolgd. Ze worden doorgestuurd naar de betrokken diensten die instaan voor het oplossen van de klacht of het probleem. In 2023 kregen we 376 meldingen binnen, waarvan er 9 gecategoriseerd kunnen worden onder de noemer klacht. Alle klachten kregen een afdoend antwoord.
Elke week krijgt de pers een digitale persmap toegestuurd met daarop de initiatieven en evenementen van de komende twee weken.
We verspreiden eveneens onze info via digitale schermen. Een aantal schermen in verschillende stadsgebouwen geven info over activiteiten en dienstverlening.
Het aantal likers/volgers op de verschillende accounts stijgt gestaag. Alle online conversaties met onze inwoners worden opgevolgd (cijfers dec. 2023):
- Facebook: 8.753
- Instagram: 2.297
- LinkedIn: 431
In 2023 werden 9 informatievergaderingen (al dan niet oline) gehouden waarbij de inwoners op de hoogte gesteld werden van grote en kleine projecten in hun buurt.
Burgers kunnen via de procedure van openbaarheid van bestuur inzage vragen in bestuursdocumenten. In 2023 werden 46 aanvragen geregistreerd.
Daarnaast kan elke burger ook een beroep doen op de procedure van het spreekrecht voor niet-gemeenteraadsleden. In 2023 waren er 2 aanvragen.
Interne communicatie
Het departement zet verder in op het steeds vernieuwen van het intranet.
In 2023 kwamen noch het beleidsforum, noch het medewerkersforum bijeen.
Het personeelsblad 'Phare', een blad in vierkleurendruk, verschijnt vier keer per jaar op 16 pagina's. Het blad wordt verdeeld onder alle personeelsleden van de stad (ook naar degenen die langdurig thuis zijn). Een aantal exemplaren worden ter beschikking gesteld van het onderwijzend personeel in de verschillende leerkrachtenruimtes per school.
Management en Personeel
Secretarie en juridische dienst
In 2023 werden heel wat wissels doorgevoerd in de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn.
Op 27.11.2022 overleed de heer Wouter Bouckaert. Daardoor kwam een einde aan zijn lidmaatschap van de gemeenteraad. De heer Wim Mestdagh werd in de raad van 23 januari aangeduid als zijn opvolger.
Mevrouw Lynn Callewaert, effectief zetelend gemeenteraadslid voor de fractie CD&V, nam haar ouderschapsverlof op en werd tijdelijk vervangen in de gemeenteraad door Stijn Soetaert. Doordat voorzitter Lynn Callewaert tijdelijk verhinderd was en ook vervangen werd in het college en vast bureau werd de heer Thomas Guillemyn als tijdelijke vervanger aangeduid. De heer Thomas Guillemyn werd eveneens verkozen verklaard tot tijdelijke voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst (BCSD) van het OCMW van Harelbeke.
Na haar zwangerschapsrust nam mevrouw Lynn Callewaert terug al haar mandaten op.
Bij brief van 08.02.2023 heeft Elke Vlaeminck haar ontslag als gemeenteraadslid aangeboden. Ludo Depuydt volgde haar in de raad van 20.02.2023 op.
Bij brief van 18.04.2023 bood Wout Patyn zijn ontslag aan. Vahid Zabihi werd in de raad van 15.05 aangeduid als opvolgend raadslid maar zetelt sindsdien als onafhankelijk raadslid.
In de zitting van 11 september hebben de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn besloten om elk een deontologische commissie op te richten.
Deze commissie wordt samengesteld uit de verkozen leden die zetelen in een fractie in de gemeenteraad. De commissie is bevoegd voor:
Het formuleren van een gemotiveerd advies aan de raad over het vermoeden van een schending van deze code door personen die door deze code gevat worden zoals voorzien in de procedure van art. 42 tot 44 van deze code.
Het geven van adviezen en aanbevelingen aan de raad over de inhoud van deze code met het oog op het bijsturen ervan. Dat kan op eigen initiatief van de commissie of minstens één keer per bestuursperiode op vraag van de raad conform art. 45 van deze code.
Onafhankelijke raadsleden vormen geen fractie en zijn niet vertegenwoordigd in de deontologische commissie. De mandaten in deze commissie worden verdeeld op dezelfde wijze als in een gemeenteraadscommissie. De voorzitter van de gemeenteraad wordt hieraan toegevoegd en zetelt als voorzitter van de deontologische commissie.
In de raad van 20.11 werden volgende leden verkozen als mandataris in de deontologische commissie:
voor de fractie Vooruit-Groen: raadsleden Willy Vandemeulebroucke, Inge Bossuyt, Filip Lainez, Steven Decaluwe
voor de fractie CD&V: raadsleden Rosanne Mestdagh, Koen Opsomer, Thomas Guillemyn
voor de fractie Open-VLD: raadsleden Nancy Debeerst, Cedric Van Den Bussche
voor de fractie NVA: raadsleden Patrick Claerhout, Brecht Vandeburie
voor de fractie Vlaams Belang: raadslid Rik Vandenabeele
De eventueel aangeduide vervangers van deze leden op de voordrachtaktes zijn eveneens verkozen als plaatsvervangers.
Politiezone
Het aantal zittingen voor de politieraad werd tijdens 2023 gehalveerd door te weinig agendapunten. Het aantal zittingen van het politiecollege bleef gelijk.
In 2023 werden ook wijzigingen doorgevoerd in de politieraad. Op 27.11.2022 overleed de heer Wouter Bouckaert waardoor een einde kwam aan zijn lidmaatschap van de politieraad. Mevrouw Nancy Debeerst werd in de politieraad van 24.01.2023 aangeduid als zijn opvolger. Bij brief van 08.02.2023 bood mevrouw Elke Vlaeminck haar ontslag aan als politieraadslid. De heer Ludo Depuydt volgde haar op in de politieraad van 20.02.2023.
GAS
In 2023 besliste de gemeenteraad in zitting van 18.12.2023 om samen te werken met de stad Kortrijk voor de behandeling van GAS-dossiers voor PZ Gavers (Harelbeke en Deerlijk).
Hierbij werden volgende indicaties meegegeven:
Het gaat om de GAS-dossiers met betrekking tot de inbreuken GAS123;
Het gaat naar schatting om 130 à 140 dossiers op jaarbasis voor de hele politiezone;
Na een blik op de cijfers over GAS (gemeentelijke administratieve sancties) tussen
Deerlijk en Harelbeke enerzijds en (samenwerkende gemeenten met) Kortrijk anderzijds,
vallen verschillende zaken op:
gemeenten die samenwerken met Kortrijk tellen niet per se een hoger aantal PV's
het percentage sepots is niet per se hoger bij de gemeenten die samenwerken per inwoners;
de gemiddelde boete in (de samenwerkende gemeenten met) Kortrijk is lager dan met in Harelbeke en Deerlijk.
Daarnaast zouden de GAS-dossiers, bij een samenwerking met stad Kortrijk, door een afzonderlijke dienst behandeld worden waar er meer expertise in huis is. Tegelijk kan er meer ruimte vrij gemaakt worden bijhet personeel in Harelbeke en Deerlijk om zich vast te pinnen op de andere materies die ze naast GAS ook dienen te behandelen (zoals juridisch werk en beleidswerk).
Vervolgens werd ook een financiële vergelijking gemaakt. De huidige personeelskost voor het verwerken van de GAS-dossiers werd geplaatst tegenover de dossierkost die door Kortrijk zou aangerekend worden. Op heden wordt de personeelskost voor Deerlijk geraamd op 5.197,25 euro. Voor Harelbeke bedraagt die personeelskost 27.718,67 euro. Als de boetes daar worden bij geteld, dan betekent dit voor Deerlijk een verlies van 3.122,25 euro en voor Harelbeke een verlies van 17.853,67 euro. Bij een eventuele samenwerking, waarbij de personeelskost wordt vervangen door een kost per GAS-dossier, komt dit voor Deerlijk 'slechts' op een verlies van 360,3 euro en voor Harelbeke een verlies van 2.926,8 euro. Verder wordt ook verwacht dat het aantal GAS-dossiers in de toekomst niet zal verminderen. Integendeel: meer en meer overtredingen worden gedepenaliseerd uit het strafrecht; het aantal gemengde inbreuken wordt groter; ...
Deze trend zorgt er dus voor dat er naar de toekomst toe een steeds grotere belasting van de huidige sanctionerend ambtenaren kan komen, met steeds minder ruimte voor het andere juridische en beleidswerk.
De samenwerkingsovereenkomst werd goedgekeurd in de gemeenteraad van december en de opstart wordt verwacht wordt maart 2024.
Verzekeringen
Vanaf 01.01.2022 werden nieuwe verzekeringscontracten afgesloten voor 4 jaar via een overheidsopdracht. De huidige polissen lopen dus nog verder tem 31.12.2025. Alle polissen werden opgedeeld in percelen en werden afgesloten met 3 verzekeraars : Ethias, P&V en Belfius. Voorafgaand werd door de firma AON eerst een grondige doorlichting uitgevoerd. Het op de markt zetten van de verzekeringscontracten voor de stad en OCMW resulteerde in een aanzienlijke besparing, mede ook door de deelname van een aantal andere besturen.
Ondermeer de gemeente en OCMW Deerlijk, het Zorgbedrijf Harelbeke, de Politiezone Gavers en een aantal kerkfabrieken van Harelbeke namen deel aan de overheidsopdracht. In 2023 liepen de bestaande verzekeringspolissen voor de stad en OCMW Harelbeke dus gewoon door.
Vanaf 01.01.2026 worden opnieuw nieuwe verzekeringscontracten afgesloten voor 4 jaar via een nieuwe overheidsopdracht.
Personeel en organisatie
P&O hertekende zich intern door een aantal personele wissels. Het team is terug volledig waarbij sterk ingezet wordt op training en ontwikkeling. In 2023 werd veel geïnvesteerd in het loonbeheer. Binnen Dileoz werd een transitie doorgevoerd waardoor de loon-naverwerking niet meer door een derde gebeurt maar in eigen regie wordt opgenomen.
Strategische planning
Strategisch meerjarenplan en SDG's
Na het behalen van het pioneerlabel in 2022, was de logische volgende stap voor het team duurzame ontwikkeling het SDG-championlabel te behalen. Dit betekent opnieuw instappen in een ambitieus traject, maar het houdt het SDG-verhaal levendig en legt de lat op vlak van het omgaan met de SDGs hoger. We krijgen hiervoor ondersteuning van Idea Consult. In die zin is er regelmatig overleg met Tony Vermeire en Dagmar Croes om het traject uit te tekenen, en af te toetsen of we de ambities waarmaken.
In samenwerking met VVSG werd een reportage gemaakt van ons SDG-traject. Dit werd in het voorjaar gelanceerd.
Een belangrijk moment in 2023 was de uitreiking van het SDG-certificaat. Dit gebeurde onder grote belangstelling tijdens het SDG-forum op 19 oktober 2023. De burgemeester en Yves De Bosscher gingen langs om het certificaat in ontvangst te nemen. Op 20 maart verzamelde het team Duurzame Ontwikkeling om de grote lijnen voor de voorbereiding van het strategisch meerjarenplan uit te zetten. De leden van het team brainstormden de volledige dag hoe we het traject op een kwalitatieve manier vorm kunnen geven. Het vorig traject viel in goede smaak, en werd een voorbeeld van aanpak voor andere lokale besturen, maar we proberen nog beter te doen dan vorige keer.
Voor de voorbereiding van de externe omgevingsanalyse werden gesprekken gevoerd met ons omliggende besturen die aangaven de SDGs ook als kader voor hun omgevingsanalyse te willen gebruiken. Omdat Harelbeke hier al ervaring mee heeft door dergelijke voorbereiding van dit meerjarenplan, wordt naar Harelbeke gekeken om dit verhaal te trekken. Anders dan zes jaar geleden, zal de ontsluiting van externe data al een enorme evolutie gemaakt hebben in vergelijking met zes jaar geleden. Na voorbereidende gesprekken met de algemeen directeurs en de beleidsmedewerkers, beslisten vijf besturen (Harelbeke, Deerlijk, Zwevegem, Kuurne en Kortrijk) bij de start van de zomer om de externe omgevingsanalyse gezamenlijk vorm te geven. De SDGs worden als uitdrukkelijk kader gekozen. De samenwerking heeft geleid tot het creëren van een SDG-wijzer, die door alle Vlaamse lokale besturen gebruikt kan worden als omgevingsanalyse. De tool wordt officieel gelanceerd op 18 januari 2024 tijdens het congres van Vlofin West-Vlaanderen en Exello Zuid-West-Vlaanderen.
De tweede pijler in het championtraject gaat over de realisatie van een transitietraject in de periode 2023-2025. Omdat digitale transformatie de nodige uitdagingen biedt naar e-inclusie werd gekozen om het project Shift, dat vanuit Harelbeke voor de regio wordt uitgevoerd, als project te kiezen.
Het team Shift en team Duurzame Ontwikkeling verzamelden zich in november om de SDG-toets los te laten op het project Shift. Dit leidde tot boeiende discussies en het onthullen van mogelijkheden die nog niet benoemd waren binnen het project, bv de nodige aandacht voor diversiteit bij de sprekers die aan bod komen in het project, aandacht vestigen op de milieu-impact van digitalistering,…
In het najaar van 2023 werd opnieuw een SDG magazine verdeeld onder de bevolking. Dit keer lag de focus op Planet, met als onderwerpen ontharding en vergroening.
Vanuit VVSG was kwaliteitsonderwijs naar voor geschoven als centraal thema. De SDGs kwamen in de week van de duurzame gemeente ook aan bod in de scholen en als kers op de taart kregen de scholen in Harelbeke bezoek van Sali van #Likeme!
Het is de bedoeling om jaarlijks ook een aantal topics tegen het licht van de SDG-cirkel te houden, en vanuit team Duurzame Ontwikkeling insteken te geven die bestaande of op te starten projecten duurzamer kunnen maken. In 2023 werden volgende thema’s opgenomen als SDG-cirkeloefening: Concessie brouwerij, aankoop schoolmaaltijden en Shift Digitale transformatie.
Er werd ook opnieuw tijd geïnvesteerd in communicatie en kennisdeling. Zo zat Harelbeke in het panelgesprek tijdens een workshop van VVSG die ging over duurzaamheidsrapportering, hielden we intervisie met Meulebeke en Deerlijk, werd een workshop gegeven in Vives voor studenten toegepaste psychologie, maatschappelijke veiligheid, sociaal werk en orthopedagogie en gaf Bren toelichting op Expeditie K over het project met vrouwen in Marokko.
Systeem organisatiebeheersing
Op vlak van organisatiebeheersing werd het rapport van 2022 goedgekeurd op de raad voor maatschappelijk welzijn en de gemeenteraad op 15 mei 2023.
In 2023 werd een globale zelfevaluatie gedaan in het kader van organisatiebeheersing. Deze evaluatie werd uitgevoerd door het managementteam en bestond uit een bevraging van de 11 thema’s van organisatiebeheersing zoals Audit Vlaanderen deze heeft ingedeeld. De evaluatie gebeurd op basis van instrumenten die Audit Vlaanderen ter beschikking stelt. Deze zelfevaluatie vormt de basis van de interne omgevingsanalyse voor het volgend strategisch meerjarenplan, waarvoor de voorbereiding in 2024 volop start. Het is de bedoeling om het kader organisatiebeheersing dan opnieuw te laten goedkeuren. Nieuw zal zijn dat afgestapt wordt van het kader van VVSG en er gekozen wordt voor het kader organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen. Deze keuze werd gemaakt omdat er regelmatig audits worden uitgevoerd door Audit Vlaanderen in lokale besturen, en het de voorbereiding van dergelijk bezoek vereenvoudigd als al gewerkt wordt in de logica van de organisatie zelf. Dit doet echter geen afbreuk van het kader van VVSG dat tot nu gebruikt werd en steeds zijn degelijkheid bewezen heeft.
In 2023 vond daarnaast een grondige organisatie-oefening plaats die extern werd begeleid, aangezien het huidig organisatiemodel tegen zijn grenzen aan begon te lopen. Het vorige organogram dateerde van 2010 en was niet meer het wendbaar model, nodig om met de organisatie flexibel en snel te bewegen. De grote contouren werden in 2023 samen met de medewerkers vastgelegd. In 2024 worden nog een aantal vraagstukken uitgeklaard en worden de teams verder verfijnd.
Dienstverlening optimaliseren
Binnen het GZG-project Burgerloket Mechelen, waar Harelbeke ook partner is, worden de oproepingsbrieven voor de verkiezingen zowel digitaal als op papier uitgestuurd. Harelbeke zorgde voor de nodige koppeling van de softwaretoepassing met de MAGDA-documentendienst om dit technisch mogelijk te maken. Los van het GZG-project, maar om intern te optimaliseren werden ook koppelingen voorzien met vergunningen.net en burgerzaken. Deze worden begin 2024 in gebruik genomen.
Smart city
Op vlak van smart cities werden in 2023 een aantal mooie projecten opgezet. Een eerste was het meten van luchtkwaliteit in samenwerking met Airscan, een project dat mogelijk gemaakt wordt door Belfius. De luchtkwaliteit wordt een jaar lang gemonitord op drie strategische plaatsen: in de omgeving van school Noord, aan de voorkant van het stadhuis en in de Gavers. De eerste resultaten tonen dat de luchtkwaliteit in de Gavers niet zo goed is als we misschien intuïtief zouden verwachten. De nabijheid van de E17 is een mogelijke oorzaak.
Verder worden ook thermometers geplaatst in straten die onthard zullen worden en parallelle straten, om te meten of de ontharding zijn effect heeft. Dit gebeurt in de Beversestraat, Kervijnstraat en de Steenbrugstraat.
We nemen ook deel aan twee Vlaio-projecten. Eentje in samenwerking met OC West, waarbij we willen inzetten op datagedreven detailhandelsversterking. We nemen deel samen met acht andere West-Vlaamse besturen. Elk bestuur test aantal use-cases uit, de meest waardevolle worden gedeeld en kunnen in gebruik genomen worden.
Een ander is in samenwerking met Howest, Kortrijk en Leiedal, rond energiemanagement in gebouwen. Opzet is om zo weinig mogelijk energie te verbruiken, na te gaan waar potentiële energiebesparingen zitten en of we op andere momenten toestellen moeten aansturen. Voor Harelbeke wordt het stadhuis, Spoor en Huis Peter Benoit als case in het project uitgewerkt.
In mei werd deelgenomen aan de Smart City tweedaagse in Den Bosch en Breda, een organisatie van VVSG. Shift werd als voorbeeldproject voor samenwerking voorgesteld aan het Vlaams - Nederlandse publiek. In november stond het Smart City Expo World Congress in Barcelona op de agenda. Het werd een intense driedaagse met keynotesprekers van over de hele wereld, een heel grote beursvloer en een Vlaams paviljoen waar lokale besturen van elkaar konden leren.
Preventie en bescherming op het werk
Ook voor 2023 is de reguliere werking voor veiligheid in eerste instantie gebaseerd op het voldoen aan wetgeving (voorkomen van vnl ernstige incidenten), het onderzoeken van ongevallen, het uitvoeren van algemene, maar ook specifieke risicoanalysen incl. opvolging van de preventiemaatregelen en het opvolgen van basistaken. Volgende taken (cfr 2022) worden verdergezet naast de basistaken: ongevallenonderzoek, veiligheidsrondgang incl risicoanalyse per gebouw, veiligheidsvergaderingen per gebouw ter opvolging van de analysen, opvolgen legionellabeheersplannen, evacuatie-oefeningen per gebouw, risicoanalyse beeldscherm + sporttoestellen + EHBO, controle blussers + ladders, ... En voor 2023 uitgebreid met heel wat specifieke risicoanalysen: gevaarlijke stoffen, liften, binnenklimaat, elektrische installaties, brand, psychosociale aspecten. Bijkomend heel wat investeringen om ons verder te conformeren aan de wetgeving. En update van noodplan en interventieplannen obv risicoanalyse brand. Op deze manier bouwen we verder aan een meer berekenende veiligheidscultuur. Om zo ongevallen te verminderen en een veilige en gezonde werkomgeving te realiseren.
Financiën
Zie jaarrekening 2022.
Facility
Logistiek
Fietsen
De stadsfietsen in eigendom worden eerder ad hoc gebruikt, toch wordt er regelmatig gefietst. Er zijn drie elektrische fietsen en drie gewone fietsen. In 2022 werd een elektrisch bakfiets aangekocht. Deze wordt nauwelijks gebruikt en kost ons €45 per gereden kilometer!
Wie dit wenst kan BlueBike of Donkeybike gebruiken tijdens bijvoorbeeld een verplaatsing naar een opleiding of beurs.
Voertuigenpark
In 2023 werd 1 nieuw voertuig geleverd: 1 Iveco Daily 7T .
Er werden 1 voertuig uit dienst gesteld, een Renault Master (2006) .
We hebben in 2023 3.821 km meer gereden dan in 2022.
Het totaal omgerekend dieselverbruik van ons voertuigenpark – personenwagen, bestelwagen en vrachtwagens – per 100 km stijgt van 15,70L naar 15,81L. een stijging was te verwachten aangezien er een bestelwagen uit dienst genomen werd waardoor het verbruik van de vrachtwagen zwaarder doorweegt.
Benzineverbruik per 100 km stijgt van 11,71L naar 12,44L. Een stijging die volledig toe te wijzen is aan de Mercedes 1-SHC-781, de grootste verbruiker van de benzinewagens waarbij het verbruik steeg van 20,43L naar 25,12L. Een reden voor deze stijging werd nog niet gevonden.
Het verbruik van onze CNG-voertuigen per 100 km is gedaald van 28,72kg naar 22,23kg. We hebben meer CNG-wagens in dienst maar we zien ook een daling in het verbruik van onze vrachtwagen. Een duidelijke oorzaak is niet gekend. Wellicht draaide deze minder stationair (nodig bij gebruik autolaadkraan).
Wij hebben intussen 10 elektrische voertuigen in dienst, samen goed voor een theoretisch verbruik van 11.217 kWh en goed voor 23% van de gereden kilometers.
Ondanks de vergroening is onze jaarlijkse uitstoot gestegen van 3.2915kg CO² in 2022 naar 3.3360kg CO² in 2023.
Onze veegwagen is uit dienst sinds 20.02.2023. We kiezen ervoor om vanaf 2024 de veegopdrachten via een overheidsopdracht te organiseren.
Gladheidsbestrijding
De winter van 2022-2023 was een middelmatige winter. Dit resulteert dat wij op de weg in totaal 12 dagen hebben gestrooid goed voor een totaal van 36 ton zout en 11.819 liter pekel.
Op de fietspaden werd in totaal nog extra 11.200 liter pekel gesproeid.
Inrichting stadsdepot
Ons stadsdepot werd uitgerust met 1 extra laadpaal voor onze elektrische voertuigen. Deze is van het slimme type (rekening houden met huidig verbruik en productie zonnepanelen).
De zone rond de gevaarlijke producten werd aangepakt: een afscheidingsmuurtje gemetst en voorbereiding voor een brandwerende deur.
Smart city
Sedert 2015 gebruiken wij Roadmaster voor het strooien. Door dit programma kunnen we geautomatiseerd strooien wat de bestuurders toelaat om zich volledig op het rijden te concentreren.
Voor de rondetaken maken we sinds 2022 gebruik van Jewel. Hiervoor werden 3 tablets aangekocht + het softwarepakket Jewel. In 2022 werd de afvalronde hier succesvol ingebracht. In 2023 was er een stand-stil voor de verdere implementaties. Dit door het ontbreken van een deskundige groen en het uitvallen van de veegwagen.